Кадровое делопроизводство: кому ЭДО нужно?

0
443
Кадровое электронное делопроизводство:

Радостно провожая 2020-й,мы почти поверили, что в новом году ничего похожего на удаленную работу, масочный режим и другие уже привычные ограничения с нами не случится.

Привычной среди прочего стала и работа из дома — для абсолютного большинства из нас. И только в памяти специалистов по кадрам до сих пор вспыхивают карантинные флэшбэки с кипами бумаг и необходимостью получить «живые» подписи работников.


В стране, где многомиллионные сделки заключаются в цифровом виде, а налоговая отчетность сдается в несколько кликов, заполненные от руки заявления на отпуск или ознакомление с документами под собственноручную подпись выглядят диким анахронизмом.


Уроки пандемии

Локдаун показал, что выстроить цифровые кадровые процессы не так-то просто — трудовое законодательство к такому никогда не готовили, а права работников нарушать нельзя. И хотя намеки на цифровизацию появились еще в 2018-м вместе с первым экспериментом Минтруда, только пандемия стала достаточным по силе драйвером действий со стороны государства в этом направлении.

Во втором эксперименте (уже в 2020-м) разрешили участвовать всем желающим, а поправки об удаленной работе (407-ФЗ) разработали и приняли в кратчайший срок (для полезных законов это, скорее, редкость).

кадровое делопроизводство ЭКДО

Более смелые компании и задолго до карантина вели себя свободнее в отношении цифровых процессов — трактовали ТК РФ шире, «письменную форму» распространяли и на электронные документы, а в отношении подписи руководствовались 63-ФЗ.

Выгода от автоматизации кадровых процессов даже при сохранении ручного подписания очевидна — в них задействованы 100% сотрудников, и чем больше организация, тем выше экономия и эффективнее процедуры. Цифровые HR-процессы упрощают коммуникацию между работодателем и работниками, делают ее более прозрачной, гибкой и удобной для обеих сторон.

Эксперимент удался?

Еще не завершен, но далеко идущие выводы вырисовываются.
Тот же 407-ФЗ прямо разрешил дистанционным работникам и работодателям взаимодействовать через обмен электронными документами и использовать любые виды электронных подписей со стороны сотрудников. Более того, легальныи другие виды коммуникации, предусмотренные в трудовом договоре или ЛНА. Есть исключения в отношении высокорисковых документов (трудовые договоры и пр.), для них нужна усиленная квалифицированная или неквалифицированная ЭП работника.

Теперь в эксперимент можно включить классических удаленщиков. До 29 декабря 2020-го на них распространялось нелепое ограничение, доставившее немало хлопот тем компаниям, которые переподписали с работниками трудовые, чтобы перевести их на дистанционный режим. Мы ожидаем, что уже в 2021-м положения об электронном кадровом ЭДО распространят на всех работников. И тогда дискриминация по степени удаленности работы будет окончательно побеждена и ознаменуется уверенной победой цифровой коммуникации — ура, товарищи!


Вероятно, что в ближайшие годы цифровой кадровый документооборот будет вводиться повсеместно — не зря столь стремительны оказались изменения законодательства, вовсю используются электронные трудовые книжки и больничные листы. Компании могут до последнего ждать прямых указаний со стороны государства и переходить в цифру авральным методом. Но мы пропагандируем куда более рациональный подход — оценить для себя выгоды, риски и принять обоснованное решение.


Снизим несколько градус оптимизма, сказав, что зачастую законы после принятия дорабатываются, уточняются, а иногда серьезно пересматриваются. Кроме того, для их исполнения еще нужно будет на местах обучить и технически оснастить все контролирующие органы.

Хотим в цифру, что делать?

Если вы посчитали, что вести кадровое делопроизводство по-цифровому и уже сейчас для вас предпочтительнее, то хорошо бы знать, что для этого нужно. Какие документы и как оформлять, какие подписи использовать, информационную систему какого класса выбрать, если все работники у вас трудоустроены классически, и в эксперименте компания не участвует.

В качестве бонуса всем дочитавшим статью (благодарим, что уделили внимание) мы дарим чек-лист с подробным планом действий для внедрения кадрового электронного документооборота. Чтобы его получить, нужно заполнить короткую форму. После ее отправки на указанную почту мы отправим чек-лист.

Ваше Имя Фамилия (обязательно)

Компания

Должность

Телефон (обязательно)

Ваш e-mail (обязательно)

В следующих статьях поговорим о личных кабинетах работников, корпоративных чат-ботах, мобильных приложениях для доступа сотрудников к кадровым сервисам, вопросах долговременного хранения электронных документов, а также о том, как проходит эксперимент Минтруда и как компании оценивают свое участие в нем.

Материал подготовлен совместно с компанией Directum.

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here