Независимо от исхода ситуации, факт прогула работника сказывается на дальнейших отношениях между ним и работодателем. Поэтому очень важно своевременно и в соответствии с законодательством оформить этот дисциплинарный проступок.
Виды прогулов
В Трудовом кодексе РФ (ТК РФ) содержится только одно определение прогула. Им называется отсутствие работника без оправдательных на то документов и причин длительностью больше 4-х часов либо на протяжении целого рабочего дня или смены.
Однако на практике прогулы встречаются двух разновидностей:
— кратковременные. Они полностью попадают под определение ТК РФ;
— длительные. Такие прогулы не ограничиваются одним рабочим днем или сменой. В отдельных случаях период отсутствия работника достигает нескольких недель и даже месяцев.
Каждая категория обязательна для оформления, но второй вид гораздо более сложен на этапе сбора всей необходимой информации для документирования и поиска сотрудника.
Оформление прогулов
Формирование пакета документов по кратковременному прогулу полностью описано в статье 193 ТК РФ.
Процедура оформления следующая:
— задокументировать дисциплинарный поступок. Оформить акт с указанием всей значимой информации (дата и время составления, ФИО и должность работника, временной период прогула, данные составителя и свидетелей). К акту могут быть приложены служебные записки, выписки из учетных книг проходной и другие сведения;
— затребовать от работника объяснения в письменном виде. Каким образом выставлять эти требования, нигде не указано. Тем не менее, самым оптимальным вариантом является письменное уведомление о предоставлении объяснений в указанный срок (не позднее 2-х рабочих дней);
— в случае отсутствия таких объяснений по истечении положенного срока составляется акт. Документ составляется работником отдела кадров или непосредственным начальником отсутствующего работника с привлечением 2-х свидетелей.
Все вышеуказанные документы для защиты прав и интересов работодателя и работника следует оформлять в 2-х экземплярах. Один передается сотруднику, а второй возвращается в организацию с датой ознакомления и подписью сотрудника. В случае отказа работника от ознакомления с актом или уведомлением или проставления подписи на документе фиксируется соответствующая запись. Она заверяется составителем и 2-мя присутствующими.
Немного сложнее дело обстоит с оформлением длительного прогула. Процедура остается той же, что и при документировании кратковременного отсутствия работника, но сбор информации затрудняется.
Нюансы следующие:
— получить объяснения о причинах прогула от сотрудника становится проблематично. Необходимо либо разыскать его и вручить требование лично, либо отослать по почте ценным письмом с уведомлением желательно с описью вложения. Такой порядок обезопасит работодателя в случае судебного разбирательства по восстановлению уволенного сотрудника на работе;
— необходимо выдержать разумный срок для получения объяснений от работника – к положенным по закону 2-м рабочим дням прибавить несколько дней на движение почты. Таким образом подтвердится или исключится возможность направления информации от сотрудника посредством письма. Между тем, возможны случаи, когда объяснения не поступают, либо письмо работодателя вернулось с отметкой о невручении. В таких ситуациях организации следует подстраховаться и приложить все усилия для розыска отсутствующего работника;
— акт об отсутствии работника составляется в конце каждой рабочей смены или дня. Это охарактеризует работодателя как грамотного в случае обращения сотрудника в суд.
Увольнять сотрудника или нет
В обоих случаях при условии оформления пакета документов о прогуле законодательно установленным итогом выступает увольнение работника. ТК РФ в статье 193 закрепил право работодателя применять дисциплинарное взыскание независимо от того, предоставил сотрудник объяснения или нет. Применять это право или ограничиться устным замечанием – решать администрации работодателя.
Увольнение оформляется приказом формы Т-8 с указанием положенных реквизитов. Основанием для расторжения трудового договора будет являться подпункт «а» пункта 6 части 1 статьи 81 ТК РФ, с обязательной ссылкой на оформленные акты и имеющиеся объяснения работника. В трудовую книжку сотрудника заносится соответствующая запись.
Если работодатель решил не применять самую строгую меру дисциплинарного взыскания за прогул, а ограничиться одним из двух других видов – замечанием или выговором, то оформляется соответствующий приказ с приложением всех документов. Их следует сохранить в качестве доказательной базы при возможных повторных инцидентах.
Сроком для применения дисциплинарного взыскания является 1 месяц с момента обнаружения проступка.
Внимание работника: возможные ошибки работодателя
При оформлении прогула часто возникают спорные моменты, на которые работодатель не всегда обращает внимание в силу различных причин – большой текучки, нехватки времени, банальном отсутствии знаний и квалификаций.
Для защиты своих прав и интересов сотрудник должен тщательно изучать все предоставляемые ему документы.
К наиболее распространенным ошибкам работодателей относятся:
— к прогулу был отнесен другой проступок работника по нарушению трудовой дисциплины, не соответствующий закрепленному в ТК РФ определению;
— несоблюдение всех этапов сбора информации или отсутствие одного из них;
— нарушение установленных сроков;
— увольнение во время отпуска, больничного или закрепленных действующими нормативно-правовыми актами дней отдыха;
— увольнение в совокупности с другим видом наказания – выговором или замечанием (для одного проступка может быть применен только один вид взыскания).
Таким образом, прогул при его видимой простоте, имеет определенные нюансы в оформлении. Любая неточность со стороны работодателя может обернуться для него восстановлением работника после увольнения.
